En finir avec la réunionite

La réunionite est souvent définie comme un trop plein de réunion, trop longues et trop nombreuses. Personnellement, je pense que les réunions, sous des formes adéquates, sont nécessaires à la collaboration et à la mobilisation de l’intelligence collective. Ainsi, je vois plutôt la réunionite comme une sorte d’inflammation et de dégénérescence des modes de réunion qui n’ont pas été diagnostiquées puis traitées à temps. Le télétravail est un vecteur quasi-naturel de réduction des symptômes de la réunionite : horaires non respectés, ordres du jour non formalisés voire non connus, pléthore de participants inutiles et absence de production de livrables deviennent plus difficilement acceptables avec la distance.

Ce qui est vrai en télétravail devrait l’être également en présentiel. Le principal traitement à recommander pour la réunionite est une discipline qui s’applique à la fois aux organisateurs, qui devront respecter un cadre minimal de réunion avant d’envisager d’inviter des participants, et aux participants, qui auront la responsabilité collective de s’indigner ou de refuser de participer à des réunions inutilement chronophages.

A-t-on vraiment besoin de faire une réunion pour traiter le sujet souhaité ? Parfois, un courriel ou une vidéo sur l’intranet de l’entreprise suffit.
Qui va s’assurer du bon déroulement de la réunion sur la forme ? Des rôles comme le maître du temps ou le facilitateur permettent de partager la charge d’animation avec les participants pour plus d’efficacité.
Comment s’assurer que les participants se sentiront à l’aise pour travailler dans la réunion ? En les respectant grâce à un cadre et des règles de réunion co-construites et en s’assurant que tous, qu’ils soient à distance ou en présentiel, pourront s’exprimer équitablement.
Que faire pour engager pour les membres du collectif ? S’assurer que l’expérience participant est au rendez-vous en explicitant les livrables attendus ainsi que le processus de création ou d’intelligence collective qui sera utilisé.
Comment, enfin, s’améliorer en continu sur la tenue des réunions ? En recueillant les feedbacks des participants et en tenant compte des plus récurrents ou marquants.

Il n’est jamais simple de juger si, dans un contexte précis il y a trop de réunions ou pas assez. En revanche, il est facile de les passer dans ce crible de critères pour savoir si elles sont adaptées.